Fristenkontrolle in der Anwaltskanzlei 

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Anwaltskanzlei – Anforderungen an die Ausgangskontrolle

Fristen gehören zum Kanzleialltag; die Angestellten kümmern sich darum, dass diese eingehalten und kontrolliert werden. Doch welche Anforderungen werden hierbei an die Rechtsanwälte gestellt? Ein Grundsatzurteil des BGH sorgt für Klarheit.

Fristversäumnis

Das Versäumen von Fristen zieht Schadensersatzansprüche von Mandanten nach sich und kann Rechtsanwaltskanzleien viel Ärger einbringen. Denn auch bestens geschulten und stets zuverlässigen Angestellten unterlaufen Fehler, schnell ist ein Schriftsatz als „erledigt“ markiert, ohne jedoch abgeschickt worden zu sein. Damit in einem solchen Fall der Antrag auf Wiedereinsetzung in den vorigen Stand Aussicht auf Erfolg hat, müssen Anwälte einiges beachten.

Fristenkontrolle durch Angestellte – Pflicht der Anwälte

Grundsätzlich sind Anwälte befugt, routinemäßige Kanzleiarbeiten wie die Erledigung der Post und das Versenden von fristgebundenen Schriftsätzen auf ihre Mitarbeiter zu übertragen. Rechtsanwälte sind hierbei dazu verpflichtet, sicherzustellen, dass fristgebundene Schriftsätze nicht nur rechtzeitig fertiggestellt werden, sondern auch fristgemäß beim zuständigen Gericht eingehen. Hierbei sollen Fehlerquellen nach Möglichkeit ausgeschlossen werden (BGH: 29.10.2019, VII ZB 103/18).

Fehler nach Möglichkeit ausschließen? Zwei-Stufen-Kontrolle

Um dafür Sorge zu tragen, dass Fehler möglichst ausgeschlossen werden, muss die Ausgangskontrolle so organisiert sein, das ein zweistufiger Schutz gegen Fristversäumnisse besteht.

Stufe 1: Streichung nach Erledigung

Die im Fristenkalender vermerkten Fristen dürfen erst dann als „erledigt“ gekennzeichnet oder gestrichen werden, sobald die Maßnahme zur Fristwahrung tatsächlich erfolgt ist. Bei fristgebundenen Schriftsätzen somit erst dann, wenn der Schriftsatz abgesandt oder zumindest versandfertig gemacht wurde. 

Da sogar zuverlässigen Mitarbeitern hierbei Fehler unterlaufen können, ist zusätzlich eine allabendliche Ausgangskontrolle (2. Stufe) erforderlich.

Stufe 2: Allabendliche Ausgangskontrolle

Der Rechtsanwalt muss sicherstellen, dass seine Angestellten die Erledigung fristwahrender Schriftsätze am Abend eines jeden Arbeitstages anhand eines Fristenkalenders noch einmal überprüfen. Es erfolgt also eine abschließende, selbständige Ausgangskontrolle, die verhindern soll, dass eine als erledigt gekennzeichnete Frist in Wirklichkeit doch noch nicht erledigt wurde. Erst danach hat der Rechtsanwalt alles ihm Mögliche getan, um Fehlerquellen zu vermeiden.

Fristversäumnisse sind menschliche Fehler, die sich kaum vollständig ausschließen lassen. Um auf der sicheren Seite zu sein, ist es erforderlich, die Fristen gemäß der Zwei-Stufen-Kontrolle des BGH zu überprüfen: Streichen erst nach tatsächlicher Erledigung und eine zusätzliche abendliche Ausgangskontrolle.

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